17.12 — Novedades de Administración
Formulario: Novedades de Administración
Módulo: Gestión PH Dirección
Departamento Responsable: Vigilante en portería PH / Administración de la copropiedad (destinatario)
Fase PHVA: Hacer / Verificar
Norma ISO 9001:2015: 7.4 Comunicación, 8.5.1 Control de la provisión del servicio, 8.5.2 Identificación y trazabilidad
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Radica una novedad de convivencia / copropiedad en el turno: unidad, tipo de zona, novedades específicas (catálogo) o texto si eligió Otro, relato, foto y firmas (encargado obligatoria, residente opcional).
Es el libro de Minuta para administración PH, no un PQRS interno ni una anotación genérica de portería. El destinatario es la administración del conjunto.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Porterías de conjuntos con este libro encendido en 01.04 Directorio de Puestos.
- Cuándo: Por evento (ruido, mascota, parqueo, shut, piscina, etc.).
- Quién lo llena: Vigilante del turno (cédula heredada de la Minuta).
- Qué evita: Convivencia que solo vive en el grupo de WhatsApp del conjunto; evidencia sin unidad; “otro” sin relato.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»flowchart TD
Min["04.01 Minuta Electrónica Inteligente"] --> Nov["17.12 Novedades de administración"]
Nov --> Uni["Residente y unidad"]
Uni --> Tipo["Tipo de zona o conducta"]
Tipo --> Esp["Novedades específicas o 'Otro'"]
Esp --> Foto["Relato y foto"]
Foto --> Firm["Firma del encargado; residente opcional"]
Se abre desde la 04.01 Minuta Electrónica Inteligente cuando el puesto tiene encendidas las novedades de administración. Hereda el turno y el puesto. El guarda escribe el residente, elige la unidad, clasifica el tipo, marca las novedades específicas (o describe Otro), relata, toma foto, acusa y firma. La firma del residente es opcional.
No queda como tarea para otro rol. No forma paquete con 17.10 Bitácora de Mantenimiento: son dos libros distintos.
Si administración lo abre fuera del turno, la cuenta identifica el conjunto; el uso previsto es desde la Minuta.
El nombre del residente sigue siendo texto libre (aún no se trae del censo 17.03).
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Encargado | Cédula; nombre y cargo si no salen del directorio | 6 a 10 dígitos | Sí |
| Residente | Nombre del residente al que se refiere la novedad | Texto libre | Sí |
| Unidad | Unidad residencial | Lista de inmuebles de este conjunto | Sí |
| Tipo de novedad | Zona parqueadero, zona común, zona piscina, zona shut de basura, mascotas, conductas del residente u otro | — | Sí |
| Novedades específicas | Catálogo filtrado por el tipo | Solo si el tipo no es Otro | Sí, si no es otro |
| Otra novedad | Descripción de cuál otra | Solo si eligió Otro; máximo 300 caracteres | Sí, si es otro |
| Relato | Descripción amplia | Máximo 650 caracteres | Sí |
| Evidencia | Foto de la novedad | Foto nueva | Sí |
| Acuse | Validar unidad y observaciones | — | Sí |
| Firmas | Encargado; residente (opcional) | — | Encargado sí |
Catálogo por tipo (el usuario ve las específicas del tipo elegido):
- Zona parqueadero: parqueo inadecuado o en sitio no autorizado, celda ajena, cerramiento incorrecto, luces encendidas, rayones, objetos expuestos, lavado, derrame de fluidos, llaves olvidadas, parqueo en visitantes, desorden, velocidad dentro del conjunto.
- Zona común: daños, escándalo, mal uso de zona húmeda, riego abundante, carro de mercado mal ubicado, ropa en fachada o balcones.
- Zona piscina: alimentos o bebidas alcohólicas, gorro de baño, mascota o menor en piscina.
- Zona shut de basura: horarios, lugar no autorizado, basura por balcones o ventanas, mal manejo del shut.
- Mascotas: suelta, excremento, agresión a persona o entre mascotas.
- Conductas del residente: fiestas ruidosas, volumen de TV o sonido, taconeo, movimiento de muebles, trabajos fuera de horario, vocabulario soez, violencia intrafamiliar, agresión entre vecinos, consumo de sustancias, humo de tabaco o de sustancias psicoactivas.
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 04.01 Minuta Electrónica Inteligente; 01.04 Directorio de Puestos; 01.09.1 Directorio de Propiedades Horizontales; 01.09.2 Listados de Inmuebles PH; 01.02 Directorio de Trabajadores.
- Alimenta o dispara: PDF de Minuta para administración y consejo. No es un PQRS interno.
- En el mapa del módulo: Paso 3 — libro de Minuta (convivencia).
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Volumen por tipo de novedad y por unidad; mix del catálogo específico; porcentaje con firma de residente; antigüedad respecto del turno.
- Documento / PDF: Novedades de administración del turno, comprimido, junto a la Minuta.
- Tablero: Convivencia por copropiedad y unidad.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: La convivencia queda en un libro con foto y unidad, no en el chat del conjunto.
- Dolor que elimina: “Siempre es el del 501” sin evidencia ni tipo.
- Características destacadas:
- Catálogo por zona.
- Se abre desde la Minuta cuando el puesto lo tiene encendido.
- Firma opcional del residente.