15.03.06 — Autorización de descuento
Formulario: Autorización de Descuento
Módulo: Gestión Recursos Humanos · Contratación
Departamento Responsable: Gestión Humana / Contratación / Nómina
Fase PHVA: Hacer
Norma ISO 9001:2015: 8.5.1 Control de la provisión, 7.5 Información documentada, 8.5.2 Identificación y trazabilidad
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Deja constancia firmada de que el trabajador autoriza descuentos sobre nómina (préstamos, faltantes, dotación u otros conceptos que la empresa pacte). El libro es corto: identifica al colaborador, muestra el texto y exige acuse más firma.
Cada envío es un acta nueva. No es un listado de “un descuento vigente por cédula”. No es la 15.03.05 Matriz de contrato ni el 15.03.04 Acuerdo de confidencialidad.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Sede de contratación / oficina de GH, al firmar contrato o cuando se autorice un descuento posterior.
- Cuándo: Por evento (ingreso o nueva autorización).
- Quién lo llena: Analista de GH. El firmante es el trabajador.
- Qué evita: Descuentos sin soporte; papeles sueltos que no llegan a nómina; disputa laboral sin evidencia de consentimiento.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»GH identifica al trabajador (cédula 6 a 10 dígitos; nombre y cargo salen del 01.02 Directorio de Trabajadores o se escriben a mano), muestra el texto de autorización, pide el acuse de lectura y captura la firma. Encabeza con razón social y NIT. No queda como tarea pendiente.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Encabezado | Razón social y NIT | Ya cargados de la empresa | — |
| Trabajador | Cédula, nombre y cargo | 6 a 10 dígitos; a mano si no está en el directorio | Sí |
| Autorización | Texto del consentimiento | Lectura en dispositivo | — |
| Acuse | Confirmación de lectura y aceptación | — | Sí |
| Firma | Firma del trabajador | — | Sí |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.02 Directorio de Trabajadores (colaborador ya creado tras 15.02 Reclutamiento).
- Alimenta o dispara: Expediente contractual, junto a 15.03.05 Matriz de contrato y 15.03.04 Acuerdo de confidencialidad.
- En el mapa del módulo: Paso 1 — vinculación (en paralelo a matriz y NDA).
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Actas por trabajador y por periodo; trabajadores con contrato sin autorización; tasa de actas con firma.
- Documento / PDF: El acuse y la firma quedan en el expediente. No hay plantilla aparte.
- Tablero: Panel de contratación (en desarrollo).
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: El descuento de nómina deja de ser un papel en la carpeta: queda cédula, texto y firma digital en el expediente.
- Dolor que elimina: Reclamos porque “nunca autorizó”; Excel de descuentos sin evidencia.
- Características destacadas:
- Identidad desde el directorio 01.02 (o captura manual si aún no sincroniza).
- Acuse obligatorio + firma.
- Membrete de la empresa en el encabezado.