07.2.3.2 — Reporte de Alerta Temprana (Gestión)

Formulario: Reporte de Alerta Temprana — Gestión
Paquete / Grupo de Formularios: Alerta temprana — Cara de gestión. Mismo caso que 07.2.3.1 (cara de apertura).
Módulo: Gestión de Riesgos
Departamento Responsable: Coordinación / Gestión de Riesgos
Fase PHVA: Verificar / Actuar
Norma ISO 9001:2015: 8.5.1 Control de la provisión, 9.1 Seguimiento, 10.2 No conformidad

1. Propósito y alcance

1.1 Qué resuelve

Gestiona la alerta abierta en 07.2.3.1: tipo de gestión (solicitud a departamento, correo al cliente, reunión, otra), recomendación (detectiva / preventiva / correctiva / mejora), evidencias, correo al puesto y estado del caso. Si indica que afecta el riesgo, revalúa la matriz 5×5 del estudio del puesto.

Si el estado queda en Gestión pendiente, queda otra tarea pendiente de 4 días sobre el mismo caso, hasta Gestión realizada o Denegada.

1.2 Dónde y quién

Dónde se aplica: Bandeja del coordinador del puesto (no el menú del dispositivo).
Cuándo: Primera gestión en 1 día; seguimientos cada 4 días mientras penda.
Quién lo llena: Gestor (cédula contra el directorio). Sin preoperacional: dictamen y firma.
Qué evita: Alertas “recibidas” sin dictamen; pendientes eternos; cambios de matriz sin rastro.

2. Cómo se usa

Llega como tarea pendiente desde 07.2.3.1. El coordinador recapitula el hallazgo, escribe el dictamen, elige el estado y firma. Si todas quedan realizadas o denegadas, el ciclo termina. Si hay pendiente, la bandeja se vuelve a llenar sola.

3. Qué registra

Sección	Qué captura	Regla para el usuario	Obligatorio
Gestor	Cédula; nombre y cargo	6 a 10 dígitos; nombre y cargo en mayúsculas si no está en el directorio	Sí
Recapitulación	Fecha, escenario, lugar, tipos, frecuencia, acciones, observación; fotos y firma de apertura	Precargado; lugar máx. 300; observación máx. 350	—
Dictamen	Tipo de gestión y categoría de recomendación	Solicitud a dpto., correo al cliente, reunión u otra; detectiva / preventiva / correctiva / mejora	Sí
Observación de gestión	Texto	Máximo 1.080 caracteres (tope interno 2.000)	Sí
Observación interna	Texto	Opcional	No
Evidencias de gestión	Hasta dos fotos	—	No
¿Afecta el riesgo?	Sí / no; si sí, riesgo del estudio o del catálogo y nueva matriz 5×5	Recalcula inherente y residual	Sí
Estado	Gestión pendiente, realizada o denegada	Pendiente reabre	Sí
Correo	Destinatario de notificación	Por defecto el correo del puesto; editable	Sí
Cierre	Firma del gestor	—	Sí

4. Se relaciona con

Se apoya en: El mismo caso creado por 07.2.3.1 Reporte de Alerta Temprana; 07.2.2.1 Análisis de Riesgos (matriz del puesto); 01.04 Directorio de Puestos (correo del puesto).
Alimenta o dispara: Cierra el plazo de 1 día o se reabre a sí misma a 4 días mientras esté pendiente. Opcional: actualiza probabilidad e impacto del estudio.
En el mapa del módulo: Paso 4 — gestión y ciclo.

5. Salidas

Indicadores del paquete (no duplicar con 07.2.3.1): abiertas vs cerradas; aging combinado 1 + 4 días; mix de tipo de gestión y recomendación; porcentaje que revalúa la matriz. Una fila por caso.

Documento / PDF: Gestión con evidencias de apertura, dictamen y firma del gestor; correo al puesto.
Tablero: Un solo conjunto de alertas. Panel básico; en Premium también el integral.

Valor para el usuario

Propuesta de valor: Cada alerta tiene dueño, plazo (1 día + 4 de seguimiento) y un veredicto: realizada, denegada o sigue pendiente.
Dolor que elimina: El coordinador “ya se enteró” y el caso nunca cambia de estado.
Características destacadas:
- Siempre el mismo caso.
- Si queda pendiente, la bandeja se vuelve a llenar sola.
- Opcional: la alerta actualiza el 5×5 del estudio.