08.30.2 — Control de asistencia a capacitaciones
Formulario: Control de asistencia a capacitaciones
Módulo: Gestión Humana Continua
Departamento Responsable: Gestión Humana / Formación interna
Fase PHVA: Hacer / Verificar
Norma ISO 9001:2015: 7.2 Competencia, 9.1 Seguimiento
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Toma asistencia de una capacitación o entrenamiento interno (aula o reunión): lugar, objetivo, instructor, hasta cinco temas y lista de asistentes con cédula, puesto activo y firma. Impide que la misma cédula firme dos veces en la misma sesión.
No queda como tarea pendiente para otro rol. No es el mismo proceso que 08.30.1 (un vigilante en un puesto).
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Sede, aula o puesto usado como salón.
- Cuándo: Por sesión de capacitación interna.
- Quién lo llena: Encargado del acta. El instructor se escribe a mano.
- Qué evita: Listas de asistencia en papel; el mismo vigilante firmando dos veces; temas no nominados.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Se abre desde el menú de Gestión Humana o el hub que dispare la sesión. El encargado llena cabecera y temas, recorre la lista de asistentes (cada uno firma si su cédula no está repetida), toma foto de grupo y firma el acta.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Encargado | Cédula, nombre, cargo y placa | Del directorio | Sí |
| Cabecera | Lugar, objetivo (máx. 310), observaciones (máx. 310), instructor, número de temas (máx. 5) | — | Sí |
| Temas | Un texto por tema (máx. 300) | Tantos como se hayan indicado, hasta 5 | Sí |
| Asistencia | Cédula (6 a 10 dígitos), nombre, cargo, placa, puesto activo y cliente; firma | Si la cédula ya está en la lista, no deja firmar de nuevo | Sí |
| Evidencia | Foto 1 de la sesión; foto 2; firma del encargado | Foto 2 opcional | Foto 1 y firma: sí |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.02 Directorio de Trabajadores (encargado y cada asistente); 01.04 Directorio de Puestos (solo puestos activos); 01.03.1 Directorio de Clientes.
- Alimenta o dispara: Complementa 08.30.1 y el factor capacitación de las evaluaciones 08.40.
- En el mapa del módulo: Paso 5 — competencia de aula.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Sesiones vs asistentes (contar personas de la lista, no la cabecera); temas por sesión; intentos de duplicado bloqueados.
- Documento / PDF: Acta con temas, firmas por asistente y fotos.
- Tablero: Panel 08.01 en desarrollo.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: La capacitación interna deja lista nominada, puesto y firma, no una planilla escaneada.
- Dolor que elimina: Asistencias inventadas o el mismo documento firmado dos veces.
- Características destacadas:
- Máximo 5 temas.
- La misma cédula no firma dos veces.
- Puesto del asistente filtrado a activo.