07.2.3.1 — Reporte de Alerta Temprana
Formulario: Reporte de Alerta Temprana
Paquete / Grupo de Formularios: Alerta temprana — Cara de apertura. Mismo caso que 07.2.3.2 (cara de gestión).
Módulo: Gestión de Riesgos
Departamento Responsable: Supervisión / Coordinación / Ejecutivos
Fase PHVA: Hacer
Norma ISO 9001:2015: 6.1 Acciones para abordar riesgos, 8.5.1 Control de la provisión, 8.5.2 Trazabilidad
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Registra un hallazgo preventivo en el puesto (accesos inadecuados, CCTV, iluminación, comportamiento sospechoso, etc.) antes de que el riesgo se materialice. Al enviar, queda tarea pendiente para el coordinador del puesto (plazo 1 día) para que 07.2.3.2 actualice el mismo caso.
Acompaña también a Premium: el Módulo 07.03 no apaga este canal.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Puesto de servicio (chip, código o cascada cliente / operación / puesto). Ubicación a 50 m o menos.
- Cuándo: Por evento / hallazgo.
- Quién lo llena: Encargado de minuta (supervisor, coordinador o ejecutivo). El destinatario de la gestión es el coordinador del puesto.
- Qué evita: Hallazgos que se quedan en el cuaderno de portería; coordinador que se entera al día siguiente; alerta sin ubicación ni foto.
Es la cara de apertura del paquete. 07.2.3.2 es la bandeja: el mismo caso.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»flowchart TD
Hub["Minuta de ejecutivos u otra"] --> Abr["07.2.3.1 Apertura
GPS, tipo, evidencia"]
Abr --> Coord["Queda tarea pendiente
coordinador · 1 día"]
Coord --> Ges["07.2.3.2 Gestión"]
Ges --> Est{"¿Estado?"}
Est -->|Gestión pendiente| Loop["Se reabre · 4 días"]
Loop --> Ges
Est -->|Realizada o denegada| Fin["Cierra el caso"]
Se abre desde la 07.01 Minuta Electrónica de Ejecutivos o desde otra minuta. Esta cara no dictamina: eso lo escribe 07.2.3.2.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Encargado | Identidad heredada de la minuta | Nombre y cargo visibles | Sí |
| Puesto | Chip o código; si falta, cliente activo → operación → puesto | Confirmar ficha del puesto | Sí |
| Ubicación | Coordenadas | A 50 m o menos del puesto | Sí |
| Riesgos del estudio | Lista de riesgos ya valorados en el puesto | Solo lectura | — |
| Hallazgo | Fecha, escenario, lugar (máx. 300), tipos de alerta, riesgo afectado, frecuencia, acciones, observación (máx. 350) | Escenarios: accesos, áreas internas/críticas/externas, perímetros, medios tecnológicos. Frecuencia: 1.ª, 2.ª o frecuente | Sí |
| Evidencias | Foto 1; foto 2 opcional | Foto 1 | Sí |
| Cierre | Firma del encargado | — | Sí |
Tipos de alerta: accesos inadecuados; actividades que ponen en peligro la vida; acto o comportamiento sospechoso; amenaza natural; cerramiento inadecuado; fallas en alarmas; fallas CCTV; fallas tecnológicas (accesos/rondas); ausencia o mal uso de EPP; señalización; material expuesto; personal sospechoso; iluminación; puertas/ventanas sin asegurar; comportamiento inseguro; activo desprotegido; vehículo abierto.
El riesgo afectado se toma del estudio del puesto o, si es otro, del 07.2.0 Directorio de Riesgos.
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.02 Directorio de Trabajadores; 01.03.1 Directorio de Clientes; 01.03.2 Directorio de Operaciones; 01.04 Directorio de Puestos; 01.05.0 Directorio de QR o NFC; 07.2.2.1 Análisis de Riesgos; 07.2.0 Directorio de Riesgos.
- Alimenta o dispara: Cara 07.2.3.2 sobre el mismo caso (tarea de 1 día).
- En el mapa del módulo: Paso 4 — apertura.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»Indicadores del paquete (no sumar esta cara con 07.2.3.2): alertas abiertas vs cerradas; aging de 1 día hasta la primera gestión; Pareto de tipo / escenario / frecuencia; porcentaje con riesgo ligado al estudio vs “otro”.
- Documento / PDF: Alerta con mapa, fotos, tipo de evento y firma del encargado.
- Tablero: Un solo conjunto de alertas. Panel básico; en Premium también alimenta el panel integral.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: El hallazgo de hoy llega mañana (1 día) a la bandeja del coordinador, con foto y ubicación.
- Dolor que elimina: “Se lo comenté al vigilante” y nadie gestionó el cerramiento abierto.
- Características destacadas:
- Se lanza desde la minuta, no como menú extra.
- Identificador de caso propio de alerta (no se mezcla con novedades).
- Si el puesto no tiene coordinador, la bandeja igual tiene dueño.