08.20.1 — Reporte de ausencias
Formulario: Reporte de ausencias
Módulo: Gestión Humana Continua
Departamento Responsable: Supervisión / Coordinación (captura) · Gestión Humana (bandeja)
Fase PHVA: Hacer
Norma ISO 9001:2015: 7.1.2 Personas, 8.5.1 Control de la provisión, 8.5.2 Identificación y trazabilidad
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Reporta en el puesto que un colaborador no cubrió el turno (retraso o ausencia): tipifica la falta, narra el motivo, deja acciones para cubrir el servicio y evidencia. Al enviar, queda como tarea pendiente para Administrador GH (plazo 5 días) para que 08.20.2 dicte el caso.
No comparte libro con 08.20.2.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Puesto de servicio (chip, código o cascada cliente → operación → puesto). Ubicación a 50 m o menos.
- Cuándo: Por evento.
- Quién lo llena: Encargado de minuta / supervisor.
- Qué evita: Turno descubierto sin rastro; ausencia «arreglada» por radio; GH que se entera al día siguiente.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Se abre desde la 02.01 Minuta Electrónica de Supervisores, las inspecciones 02.02.1 / 02.02.2 o la 07.01 Minuta Electrónica de Ejecutivos. Esta cara no cierra el caso: eso lo escribe 08.20.2.
Se confirma el puesto (aviso si está vencido), se identifica al ausente, se tipifica, se documenta cómo se cubrió el servicio, se toma foto y firma el encargado. La firma del trabajador es opcional.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Encargado | Cédula; nombre, cargo y placa | 6 a 10 dígitos | Sí |
| Puesto | Chip o código; si falta, cliente activo → operación → puesto | Aviso si el puesto está vencido; GPS a 50 m o menos | Sí |
| Trabajador | Quién faltó (directorio o alta manual: placa, nombre, cargo) | — | Sí |
| Hechos | Fecha; tipo (retraso corto, retraso largo, ausencia a laborar, otra); frecuencia (primera vez, segunda vez, frecuente) | Si es «otra», describe la falta | Sí |
| Narrativa | Observaciones (máx. 760) y acciones para cubrir el servicio (máx. 680) | El cubrimiento no puede quedar vacío | Sí |
| Evidencia | Foto anotada; firma del encargado; firma del trabajador | Firma del trabajador opcional | Foto y firma del encargado: sí |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.02 Directorio de Trabajadores; 01.03.1 Directorio de Clientes; 01.03.2 Directorio de Operaciones; 01.04 Directorio de Puestos; 01.05.0 Directorio de QR o NFC; hubs 02.01, 02.02 y 07.01.
- Alimenta o dispara: 08.20.2 Reporte de ausencias — Gestión (tarea de 5 días).
- En el mapa del módulo: Paso 3 — apertura de ausencia.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Ausencias por tipo y frecuencia; puestos con cubrimiento documentado; aging vs 5 días hasta 08.20.2. Una fila por caso.
- Documento / PDF: Reporte de ausencia con tipo, narrativa de cubrimiento, GPS y firmas.
- Tablero: Panel 08.01 en desarrollo.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: Cuando el vigilante no llega, el puesto queda cubierto en el registro (qué se hizo) y GH recibe el caso en 5 días.
- Dolor que elimina: La garita vacía «que ya se resolvió por radio».
- Características destacadas:
- Tipificación corta (retraso vs no presentación).
- Campo obligatorio de acciones para cubrir el servicio.
- Geocerca de 50 m.