01.03.1 — Directorio de Clientes
Formulario: Directorio de Clientes
Módulo: Bases de Datos Generales
Departamento Responsable: Comercial / Operaciones
Fase PHVA: Planear
Norma ISO 9001:2015: 8.2.1 Comunicación con el cliente, 8.2.2 Determinación de requisitos
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Maestro de quién contrata el servicio: razón social, nombre comercial, identificación fiscal, ciudad, sector, contactos (comercial, operativo, administrativo y tesorería) y vigencia. Cada puesto y cada operación cuelgan de un cliente activo de este directorio.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Todos los contratantes de la compañía.
- Cuándo: Alta, cambio de contactos, adición o cierre comercial.
- Quién lo llena: Ejecutivo de cuenta o gerencia comercial.
- Qué evita: Novedades enviadas a un correo viejo, teléfonos de emergencia desactualizados y puestos huérfanos.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Formulario de alta y mantenimiento. El operador elige crear cliente, modificar o inactivar. Al modificar, carga la ficha vigente y actualiza campo a campo. Motivos de baja: ya no es cliente, registro erróneo u otra. Un inactivo puede reactivarse.
La ciudad se elige de 0.0 Directorio de Ciudades. El proyecto de 01.03.0 es opcional. El estado comercial es Cliente activo o Cliente prospecto; las fechas de inicio y fin de contratación aparecen cuando el cliente está activo.
La supervisión y la Central usan estos correos y teléfonos para enrutar alertas.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Acción | Crear, modificar o inactivar | Si no es alta, elige el cliente (razón social, nombre comercial, ciudad) | Sí |
| Ficha vigente | Identificación y contactos | Acuse antes de editar o dar de baja | Sí, si no es alta |
| Reactivar / baja | Activar si está inactivo; motivo | — | Sí, si aplica |
| Identificación | Razón social, nombre comercial, tipo de documento (NIT, cédula, extranjería o pasaporte) y número | En modificación: “¿actualizar este campo?” | Sí en el alta |
| Proyecto | Proyecto o grupo empresarial | Opcional | No |
| Contacto comercial | Correo y teléfono | Correo válido si se diligencia | No |
| Contacto operativo | Correo y teléfono | Igual | No |
| Contacto administrativo | Correo y teléfono | Igual | No |
| Tesorería | Correo y teléfono | Igual | No |
| Ubicación | Ciudad del catálogo y dirección principal | — | Sí en el alta |
| Clasificación | Sector económico y segmento (micro, pequeña, mediana o gran empresa) | Sectores: industrial, residencial, construcción, educativo, servicios, retail, rural, bancario, minero, hidrocarburos, oficial, transporte aeroportuario | Sí en el alta |
| Supervisión virtual | Si el cliente está habilitado para supervisión virtual | Sí / No | Sí en el alta |
| Estado comercial | Cliente activo o prospecto | — | Sí en el alta |
| Vigencia | Fechas de inicio y fin de contratación | Aparecen si el cliente está activo | Según el estado |
| Confirmación | Resumen final | — | Sí |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 0.0 Directorio de Ciudades; 01.03.0 Directorio de Proyectos (opcional).
- Alimenta o dispara: 01.03.2 Directorio de Operaciones; 01.04 Directorio de Puestos; 01.09.1 Directorio de Propiedades Horizontales; Módulo 02 y Módulo 03 (alertas a los correos del cliente).
- En el mapa del módulo: Paso 3 — prerrequisito de operaciones y puestos.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Clientes activos vs prospectos; clientes con canales de notificación diligenciados; contratos por vencer.
- Documento / PDF: Ficha del cliente.
- Tablero: Cartera operativa por sector, ciudad y vigencia.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: El cliente recibe la novedad en el correo correcto, no en una libreta de portería.
- Dolor que elimina: Directores de seguridad molestos porque nadie avisó a tiempo.
- Características destacadas:
- Cuatro canales (comercial, operativo, administrativo, tesorería).
- Ciudad homologada y sector económico.
- Bandera de supervisión virtual y vigencia del contrato.