15.01.01 — Solicitud de Permisos y Licencias
Formulario: Solicitud de Permisos y Licencias
Módulo: Gestión Recursos Humanos · Bienestar y calidad
Departamento Responsable: Gestión Humana / Coordinación de puestos
Fase PHVA: Hacer
Norma ISO 9001:2015: 7.1.2 Personas, 7.4 Comunicación, 8.5.1 Control de la provisión del servicio
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Registra la solicitud de permiso o licencia del colaborador (vacaciones, licencia, calamidad, permiso médico o por horas) con fechas, motivo y soporte, contra el directorio de trabajadores. Al enviar, queda como tarea pendiente para 15.01.02 Gestión (Administrador GH, plazo 5 días). Esta solicitud no decide la aprobación.
No es un paquete de la misma tabla: solicitud y gestión son etapas distintas unidas por el número de caso.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: App o web visible.
- Cuándo: Por demanda, antes del ausentismo programado o al reportar calamidad.
- Quién lo llena: Colaborador o analista GH. Destinatario de la bandeja: Administrador GH.
- Qué evita: Permisos en WhatsApp sin fechas; puestos descubiertos; nómina que no ve el ausentismo a tiempo.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»El solicitante identifica al trabajador (cédula 6 a 10 dígitos; nombre y cargo salen del directorio o se escriben a mano), elige el tipo, la ventana de fechas (o las horas si es permiso por horas), el motivo y un adjunto opcional. Esta solicitud no tiene estado: el dictamen vive en 15.01.02.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Trabajador | Cédula, nombre y cargo | 6 a 10 dígitos; a mano si no está en el directorio | Sí |
| Tipo | Vacaciones, licencia, calamidad, médico o por horas | — | Sí |
| Fechas | Inicio y fin; o horas de inicio y fin | Fin no puede ser anterior al inicio; horas solo si el tipo es por horas | Sí |
| Días | Días solicitados | Se pide si no es por horas | Sí |
| Motivo | Texto | — | Sí |
| Soporte | Foto o imagen | Opcional | No |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.02 Directorio de Trabajadores.
- Alimenta o dispara: 15.01.02 Gestión (tarea de 5 días).
- En el mapa del módulo: Paso 2 — apertura de permisos.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»Indicadores del proceso de permisos (no contar solicitud y gestión como dos casos): mix de tipo, días solicitados, aging hasta la primera gestión (5 días).
- Documento / PDF: Solicitud con trabajador, tipo y ventana.
- Tablero: Panel de bienestar (en desarrollo).
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: El permiso nace con identidad, fechas y motivo, y cae en 5 días a la bandeja de GH antes de que el puesto quede descubierto.
- Dolor que elimina: El “me voy mañana” por chat, sin rastro para cubrimiento ni nómina.
- Características destacadas:
- Incluye permiso por horas, típico de vigilancia.
- Validación de la ventana de fechas.
- Despacho automático a gestión.