14.2 — Gestión Solicitudes Internas
Formulario: Gestión Solicitudes Internas
Módulo: Gestión Solicitudes Internas
Departamento Responsable: Usuario del departamento encargado (bandeja)
Fase PHVA: Verificar / Actuar
Norma ISO 9001:2015: 8.5.1 Control de la provisión, 8.5.2 Identificación y trazabilidad, 9.1 Seguimiento, 10.2 No conformidad
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Atiende el radicado SI-… abierto en 14.1: recapitula lo que escribió el usuario, ancla el puesto en los maestros, registra una acción con evidencia y cambia el estado a En proceso o Cerrada. Si no cierra, queda otra tarea pendiente de 3 días sobre el mismo radicado y se añade una fila al historial.
No es una copia del 14.1: es el expediente de trabajo. Son tablas distintas unidas por el número de caso.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Bandeja del departamento encargado (no el menú del dispositivo).
- Cuándo: Primera gestión en 10 días; seguimientos cada 3 días mientras no esté Cerrada.
- Quién lo llena: Usuario del área encargada. Sin firma en esta gestión.
- Qué evita: Casos que quedan “abiertos” para siempre; gestiones sin rastro; cliente o puesto solo en texto libre.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Llega como tarea pendiente desde 14.1. El gestor confirma el radicado, elige cliente y puesto vigentes, ve los soportes del usuario y las gestiones anteriores, escribe la acción de esta visita y elige En proceso o Cerrada. No puede dejar Abierto. Si queda En proceso, la bandeja se vuelve a llenar sola a 3 días.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Recapitulación | Tipo, usuario, departamento y relato | Precargado del radicado | — |
| Puesto | Cliente activo → tipo de operación → puesto activo | Confirmar datos del servicio | Sí |
| Soportes del usuario | Foto o archivo que adjuntó en 14.1 | Solo lectura | — |
| Historial | Acciones de visitas anteriores | Solo lectura | — |
| Acción de esta visita | Nota de gestión y evidencia (foto o archivo) | Una acción nueva por visita | Sí |
| Estado | En proceso o Cerrada | No puede elegir Abierto | Sí |
| Notificación | Correo de respuesta | — | Sí |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: El radicado de 14.1 Reportes Solicitudes Internas; 01.03.1 Directorio de Clientes; 01.03.2 Directorio de Operaciones; 01.04 Directorio de Puestos.
- Alimenta o dispara: Se reabre a sí misma si no está Cerrada (3 días). 14.3 Consultas lee el estado y las acciones.
- En el mapa del módulo: Paso 2 — gestión y ciclo.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»Indicadores del módulo (no duplicar volumen con 14.1): estado vigente, aging 10 d / 3 d, número de acciones, backlog En proceso. Una fila por radicado.
- Documento / PDF: Acta de gestión con estado y bitácora.
- Tablero: Panel de solicitudes internas.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: Cada visita a la bandeja deja fecha, nota y evidencia; si no cierra, la tarea vuelve a los 3 días.
- Dolor que elimina: El “lo estoy viendo” sin bitácora y los radicados que nunca salen de Abierto.
- Características destacadas:
- Historial de acciones acumulado.
- Anclaje a puesto vigente.
- Plazos explícitos (10 + 3 días).