04.11 — Reporte de Relevo Operativo
Formulario: Reporte de Relevo Operativo
Módulo: Gestión Operativa de Vigilantes
Departamento Responsable: Operaciones / Supervisión de Puesto
Fase PHVA: Hacer / Actuar
Norma ISO 9001:2015: 8.5.1 Control de la provisión del servicio, 7.2 Competencia
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Documenta un relevo operativo puntual en el puesto (reemplazo, novedad de personal, cambio no rutinario): el encargado se identifica, certifica presencia con chip o código y ubicación, selecciona al trabajador relevado, tipifica el relevo, adjunta evidencia y recaba doble firma.
No es el relevo cotidiano de la 04.01 Minuta Electrónica Inteligente ni el comunicado al cliente (03.02 Comunicado de relevo de personal operativo). Es el acta de movimiento de personal en sitio.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Puestos fijos cuando hay ausencia, refuerzo o relevo extraordinario.
- Cuándo: Por evento.
- Quién lo llena: Encargado del reporte (supervisor o vigilante designado). Suele lanzarse desde otro hub, no como lista suelta.
- Qué evita: Puesto cubierto por alguien no identificado y relevos sin foto ni firma del relevado.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»El encargado se identifica, lee el chip o código del puesto (o elige Cliente → Operación → Puesto), captura la ubicación, elige al trabajador relevado, tipifica el movimiento, toma la foto y firma junto con el relevado. Si el servicio está vencido, el formulario lo advierte.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Encargado | Cédula; el sistema completa el nombre si está en el directorio | Si no hay coincidencia, se captura a mano | Sí |
| Puesto | Chip o código; ubicación | El código si no hay chip; GPS siempre | Ubicación sí |
| Cascada | Cliente, operación y puesto | Si no se resolvió por etiqueta | Sí, si aplica |
| Servicio vencido | Aviso | Si el puesto está vencido | Sí, si aplica |
| Trabajador relevado | Selección del directorio o cédula manual | Opción “no registrado” abre la cédula | Sí |
| Tipo | Tipo de registro y de relevo | — | Sí |
| Observaciones | Detalle | — | No |
| Cierre | Foto del relevado; firmas del encargado y del relevado | Firma del encargado siempre | Foto sí; firma del encargado sí |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.02 Directorio de Trabajadores; 01.04 Directorio de Puestos; 01.05.0 Directorio de QR o NFC; 01.03.1 Directorio de Clientes.
- Alimenta o dispara: Trazabilidad de movimientos de personal. El comunicado formal al cliente sigue siendo 03.02 Comunicado de relevo de personal operativo.
- En el mapa del módulo: Evento especial (no está en el menú de libros de la Minuta).
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Relevos extraordinarios por puesto y causal; porcentaje con doble firma y foto.
- Documento / PDF: Reporte de relevo operativo del encargado.
- Tablero: Movimientos de personal en sitio vs relevo rutinario de minuta.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: Acta digital del relevo en sitio, con ubicación, etiqueta del puesto y dos firmas.
- Dolor que elimina: “Hoy cubrió Juan” sin documento ni foto.
- Características destacadas: Chip o código del puesto, trabajador no registrado como excepción, evidencia y doble rúbrica.