15.01.09 — Acta comité de convivencia
Formulario: Acta comité de convivencia
Módulo: Gestión Recursos Humanos · Bienestar y calidad
Departamento Responsable: Gestión Humana / Comité de convivencia laboral
Fase PHVA: Verificar / Actuar
Norma ISO 9001:2015: 7.4 Comunicación, 8.5.1 Control de la provisión, 10.2 No conformidad
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Levanta el acta del comité de convivencia: encabezado, participantes con rol (presidente, secretario o miembro) y firma si asistieron, hasta 3 temas, hechos y tipo de caso (acoso, conflicto o convivencia), hasta 3 compromisos asignados a quienes ya están en la lista, y seguimiento. Alinea la sesión a la Ley 1010 de 2006 (acoso laboral).
No hay código 15.01.08 en el producto (el catálogo salta de 07 a 09).
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Sesión del comité (sede administrativa). Visible.
- Cuándo: Según reglamento interno / Ley 1010 (típico trimestral o por caso extraordinario). El formulario no impone calendario.
- Quién lo llena: Secretario o miembro que diligencia.
- Qué evita: Actas en Word sin lista de asistencia; compromisos sin responsable; casos de acoso sin trazabilidad.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Quien acta se identifica, carga fecha, horas, lugar y número de temas (máximo 3). Agrega participantes del directorio con rol y asistencia (firma si asistió). Describe temas, hechos y tipo de caso. Los compromisos (máximo 3) solo pueden asignarse a quienes participaron. Si requiere seguimiento, pide fecha. No queda como tarea pendiente.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Quien diligencia | Cédula, nombre y cargo | 6 a 10 dígitos | Sí |
| Encabezado | Fecha, horas, lugar y cantidad de temas | Temas: menos de 4 | Sí |
| Participantes | Trabajador, rol (presidente / secretario / miembro), si asistió y firma | Firma si asistió | Sí |
| Temas | Título (máx. 50) y descripción (máx. 600) | Hasta 3 | Sí |
| Caso | Hechos, tipo (acoso, conflicto, convivencia) y análisis | — | No |
| Compromisos | Texto, responsable (solo de la lista) y fecha | Hasta 3 | Sí |
| Seguimiento | Si requiere seguimiento, fecha, observación y foto | Fecha y nota si responde que sí | Sí / no |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.02 Directorio de Trabajadores.
- Alimenta o dispara: Lectura conjunta con 15.01.04 Clima y SGSST en casos de acoso.
- En el mapa del módulo: Paso 8.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Actas por periodo y tipo de caso; asistencia al comité; compromisos vencidos; % con seguimiento.
- Documento / PDF: Acta con firmas de participantes.
- Tablero: Panel de bienestar (en desarrollo).
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: El comité deja de ser un Word: quórum con cédula, temas, tipo de caso Ley 1010 y compromisos con fecha.
- Dolor que elimina: El acta que nadie firma y el compromiso que nadie puede auditar.
- Características destacadas:
- Responsable del compromiso filtrado a quienes participaron.
- Máximo 3 temas y 3 compromisos.
- Tipo de caso: acoso / conflicto / convivencia.