02.01 — Minuta Electrónica de Supervisores
Formulario: Minuta Electrónica de Supervisores
Módulo: Gestión Operativa de Supervisión
Departamento Responsable: Operaciones / Supervisión / Calidad
Fase PHVA: Hacer / Verificar
Norma ISO 9001:2015: 8.5.1 Control de la provisión del servicio, 9.1 Seguimiento y medición
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Abre, sostiene y cierra el turno del supervisor: identifica el puesto o la ruta, formaliza el relevo, verifica consignas, dotación, radios y arma, hace el preoperacional del vehículo y sirve como hub desde el que se lanzan las revistas, diligencias, armas, almacén y libros caninos.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Supervisión motorizada, patrullas de reacción y coordinadores de zona en operación 24/7.
- Cuándo: Una instancia por turno (12 o 24 h). Durante el turno se agregan registros y se guarda; al final se cierra.
- Quién lo llena: El supervisor entrante. El saliente firma si hay relevo.
- Qué evita: Patrullas sin bitácora, relevos de supervisión sin rastro, vehículo que sale sin preoperacional y revistas sueltas del turno.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»flowchart LR
A["Apertura
Chip, código o cascada"] --> B["Relevo
Consignas y firmas"]
B --> C["Menú de libros
del contrato"]
C --> D["Cierre
Vehículo y entrega"]
Es el formulario que el supervisor ve de forma permanente en el dispositivo. Los demás libros de este módulo se abren desde la Minuta y vuelven a ella. El puesto se identifica con el chip o código de 01.05.0 Directorio de QR o NFC; si no hay etiqueta, se elige Cliente → Tipo de operación → Operación → Puesto.
Ciclo del registro:
- Apertura: Identificación del punto de partida; alerta si el servicio está vencido.
- Relevo (si aplica): Entrante y saliente, consignas, documentación y doble firma.
- Operación: Menú de libros filtrado por el contrato (revistas, diligencias, armas, almacén, caninos, preoperacional).
- Cierre: Inspección final del vehículo, balance de novedades y firma de entrega.
Los libros caninos del módulo 06 solo se ejecutan desde esta minuta.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»Formulario extenso: se documenta por lo que el usuario ve, no por el diccionario interno.
| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Identificación del puesto | Chip o código; si falta, cascada de cliente, operación y puesto | Alerta si el puesto está vencido | Sí |
| Supervisor entrante | Cédula; nombre, cargo y placa | Si no está en el directorio, se captura a mano | Sí |
| Supervisor saliente | Cédula, nombre y cargo | Solo si hay relevo | Sí, cuando hay relevo |
| Consignas | Si se entregan consignas, documentos y compromisos | El detalle es obligatorio si hay entrega | Condicional |
| Dotación | Novedad de elementos y evidencia | Foto si hay novedad | Sí, si hay novedad |
| Radios | Novedad de equipos de comunicación y evidencia | Foto si hay novedad | Sí, si hay novedad |
| Armamento | Serial, tipo, salvoconducto y vigencia | Solo si el puesto o la ruta es armada | Sí, si hay arma |
| Preoperacional de salida | Moto o carro asignado | Según el tipo de vehículo | Según el vehículo |
| Firmas de relevo | Firma del entrante; firma del saliente si hay relevo | — | Sí |
| Consignas SIG | Generales, específicas, misión y visión | Según el puesto | Según el puesto |
| Menú de libros | Selector de revistas, diligencias, armas, almacén, caninos y SGSST | Solo muestra los libros del contrato | Sí para operar |
| Anotación | Tipo, texto y foto de una novedad extraordinaria | — | Condicional |
| Cierre | Vehículo al entregar, novedades y firma | — | Sí para cerrar |
Libros que se abren desde el menú
Sección titulada «Libros que se abren desde el menú»| En el menú | Formulario |
|---|---|
| Revista rápida | 02.02.1 Inspección de Supervisión Resumida |
| Auditoría de puesto | 02.02.2 Inspección de Supervisión Detallada |
| Diligencias | 02.05 Reporte de Diligencias |
| Traslado de armamento | 02.06 Reporte de Traslado de Armamento |
| Aseo de armamento | 02.07 Reporte de Aseo de Armamento |
| Almacén | 11.1 Solicitud de Elementos Almacén |
| Preoperacional moto / carro | 09.01 / 09.02 |
| Caninos | 06.2, 06.3, 06.7.1 |
El mantenimiento de taller (02.09) no es un libro de ruta: se llena en armería y deja tarea pendiente al ejecutivo.
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.04 Directorio de Puestos; 01.05.0 Directorio de QR o NFC; 01.02 Directorio de Trabajadores; 01.03.2 Directorio de Operaciones; 01.06 Directorio de Armamento; 01.07 Directorio de Vehículos; 01.20.1 Listado de Elementos Generales.
- Alimenta o dispara: Los satélites de este módulo, 11.1, preoperacionales del módulo 09 y toda la bitácora canina del módulo 06.
- En el mapa del módulo: Paso 1 (apertura) y Paso 5 (cierre). Marco temporal de toda la guardia de supervisión.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Minutas abiertas vs turnos de supervisión; puestos cubiertos en la ruta; horas de patrullaje; relevos con doble firma.
- Documento / PDF: Minuta del supervisor con firmas, evidencias y resumen de la guardia.
- Tablero: Cobertura de ruta y duración de la patrulla.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: El supervisor opera toda la ruta desde una sola minuta, no desde una lista caótica de formularios.
- Dolor que elimina: Dudar si la patrulla recorrió los puestos o se quedó estacionada, y libros de supervisión en papel.
- Características destacadas:
- Menú según el contrato.
- Relevo con consignas y firmas.
- Identificación del puesto por chip o código y alerta de servicio vencido.
- Lanzador único de revistas, caninos, almacén y preoperacional.