01.09.1 — Directorio de Propiedades Horizontales
Formulario: Directorio de Propiedades Horizontales
Módulo: Bases de Datos Generales
Departamento Responsable: Comercial PH / Operaciones
Fase PHVA: Planear
Norma ISO 9001:2015: 8.2 Requisitos del servicio, 8.5 Control de la operación
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Maestro de la copropiedad: tipo (conjunto, edificio residencial, condominio, comercial, oficinas u otra), nomenclaturas de inmuebles, cantidad de unidades y parqueaderos, dirección, ciudad, administrador, contactos y enlace a normas de convivencia. 01.04 Directorio de Puestos asocia el puesto a esta PH; 01.09.2 Listados de Inmuebles PH desglosa torres y apartamentos.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Conjuntos, edificios, condominios y predios mixtos bajo régimen de PH.
- Cuándo: Inicio de contrato, cambio de administración o de inventario de unidades.
- Quién lo llena: Ejecutivo de cuenta PH o coordinador operativo.
- Qué evita: Portería sin saber cuántos aptos hay, administrador sin correo y nomenclatura distinta en cada libro.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Formulario de alta y mantenimiento. Si la instancia está suspendida, avisa y no deja operar.
El operador elige crear, modificar o inactivar la propiedad horizontal. Al modificar, carga la ficha vigente y actualiza campo a campo. Motivos de baja: PH finalizada, registro erróneo u otra. Una inactiva puede reactivarse.
Las nomenclaturas son de selección múltiple: casas, apartamentos, oficinas, consultorios, bodegas, lotes, local comercial u otra. La ciudad sale de 0.0 Directorio de Ciudades.
Después de esta ficha se carga el listado masivo de inmuebles.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Acción | Crear, modificar o inactivar | Si no es alta, elige la PH (nombre, ciudad, estado) | Sí |
| Ficha vigente | Nombre, tipo y nomenclaturas | Acuse antes de editar o dar de baja | Sí, si no es alta |
| Reactivar / baja | Activar si está inactiva; motivo | — | Sí, si aplica |
| Nombre y tipo | Nombre de la copropiedad y tipo | En modificación: “¿actualizar este campo?” | Sí en el alta |
| Nomenclaturas | Cómo se nombran las unidades | Una o varias | Sí en el alta |
| Inventario | Cantidad total de inmuebles y de parqueaderos | Enteros | Sí en el alta |
| Ubicación | Dirección y ciudad | Ciudad del catálogo | Sí en el alta |
| Administración | Nombre del administrador, correo y teléfono | Correo válido si se diligencia | No |
| Normas | Enlace a las normas de convivencia | Opcional | No |
| Confirmación | Resumen final | — | Sí |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.03.1 Directorio de Clientes; 0.0 Directorio de Ciudades.
- Alimenta o dispara: 01.09.2 Listados de Inmuebles PH; 01.04 Directorio de Puestos; 04.13 Directorio de Trabajadores PH; Módulo 16 Censo PH; Módulo 17 Dirección PH; portería en 04.01 Minuta Electrónica Inteligente.
- En el mapa del módulo: Paso 3 — especialidad PH, antes del listado de inmuebles.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Copropiedades activas; unidades y parqueaderos declarados.
- Documento / PDF: Ficha de la PH.
- Tablero: Contratos residenciales y contactos de administración.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: La portería y el consejo hablan la misma copropiedad, con las mismas nomenclaturas.
- Dolor que elimina: Contratos PH que se pierden por caos en portería y datos de administración viejos.
- Características destacadas:
- Tipo de PH y nomenclaturas múltiples.
- Conteo de inmuebles y parqueaderos.
- Administrador, contactos y enlace a normas de convivencia.