01.07 — Directorio de Vehículos
Formulario: Directorio de Vehículos
Módulo: Bases de Datos Generales
Departamento Responsable: Flota / Operaciones
Fase PHVA: Planear
Norma ISO 9001:2015: 7.1.3 Infraestructura, 8.5.1 Control de la provisión del servicio
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Hoja de vida de la flota (motos de supervisión, patrullas, camionetas, buses): placa, propietario, características técnicas, destinación, SOAT, tecnomecánica y fotos de esos documentos. La supervisión y la Minuta consultan este maestro en preoperacionales.
La bicicleta de puesto no vive aquí: se configura como tipo de preoperacional en 01.04 Directorio de Puestos.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Flota propia, arrendada o de colaboradores autorizados.
- Cuándo: Incorporación, renovación de documentos, baja por fuera de funcionamiento o retiro del trabajador.
- Quién lo llena: Jefe de flota; se identifica con cédula de 01.02 Directorio de Trabajadores.
- Qué evita: Móviles inmovilizados, SOAT vencido en un retén y preoperacional sin placa maestra.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Formulario de alta y mantenimiento. Si la instancia está suspendida, avisa y no deja operar. El encargado se identifica; si la cédula no está en trabajadores, el formulario alerta.
Luego crear vehículo, modificar o inactivar. Al modificar, carga la ficha vigente y actualiza campo a campo. Motivos de baja: fuera de funcionamiento, retiro del trabajador u otro. Un inactivo puede reactivarse.
Cierra con fotos de SOAT, tecnomecánica y licencia de tránsito, acuse y firma del encargado.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Encargado | Cédula de quien registra | Debe existir en trabajadores | Sí |
| Acción | Crear, modificar o inactivar | Si no es alta, elige el vehículo (placa, marca, clase, estado) | Sí |
| Ficha vigente | Propietario y características | Acuse antes de editar o dar de baja | Sí, si no es alta |
| Reactivar / baja | Activar si está inactivo; motivo | — | Sí, si aplica |
| Placa | Número de placa | En modificación: “¿actualizar este campo?” | Sí en el alta |
| Propietario | Cédula y nombre | — | Sí en el alta |
| Identidad del vehículo | Marca, línea, clase, modelo, color, cilindraje | Clase: motocicleta, automóvil, campero, camioneta, microbús, bus, camión u otro | Sí en el alta |
| Números de fábrica | Motor, chasis y serie | — | Sí en el alta |
| Combustible | Gasolina, diésel, GNV, gasolina-GNV, eléctrico u otro | — | Sí en el alta |
| Uso | Destinación, número de matrícula y organismo de tránsito | — | Sí en el alta |
| Vigencias | Fecha límite de SOAT y de revisión tecnomecánica | — | Sí en el alta |
| Evidencias | Foto del SOAT, de la tecnomecánica y de la licencia de tránsito | Al actualizar vigencias | Según el flujo |
| Confirmación y firma | Acuse y firma del encargado | — | Sí |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.02 Directorio de Trabajadores; 0.0 Directorio de Ciudades.
- Alimenta o dispara: Preoperacionales del Módulo 02; 04.01 Minuta Electrónica Inteligente si el puesto tiene móvil; Módulo 18 Escoltaje.
- En el mapa del módulo: Paso 4 — parque automotor.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Vehículos activos vs en taller; SOAT y tecnomecánica por vencer.
- Documento / PDF: Ficha del vehículo con vigencias y fotos.
- Tablero: Flota en regla y asignación a supervisión o escolta.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: La moto de revista no sale si el SOAT está vencido en el maestro.
- Dolor que elimina: El supervisor detenido por un documento que “estaba en la oficina”.
- Características destacadas:
- Placa, motor, chasis y clase.
- Vigencias de SOAT y tecnomecánica con foto.
- Firma del encargado y baja con motivo.