15.01.03 — Reporte de Incapacidades
Formulario: Reporte de Incapacidades
Módulo: Gestión Recursos Humanos · Bienestar y calidad
Departamento Responsable: Gestión Humana / Bienestar / SGSST
Fase PHVA: Hacer / Verificar
Norma ISO 9001:2015: 7.1.2 Personas, 8.5.1 Control de la operación
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Reporta la incapacidad del colaborador (enfermedad, accidente, maternidad o paternidad), origen laboral o común, ventana de días, entidad, diagnóstico, soporte fotográfico y, si aplica, fecha de control. En vigilancia la incapacidad corta o prorroga el cubrimiento del puesto el mismo día.
No queda como tarea pendiente: es captura por evento.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: GH o supervisión que recibe el certificado. Visible.
- Cuándo: Por evento (cada certificado o prórroga).
- Quién lo llena: Analista GH o encargado autorizado.
- Qué evita: Incapacidades en carpeta física, prórrogas sin alerta, origen laboral no trazado, puestos cubiertos “a ojo”.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Se identifica al trabajador, se elige tipo y origen, se cargan fechas (el fin no puede ser anterior al inicio), se adjunta el certificado y, si hace falta seguimiento, la fecha de control. El sistema calcula los días (incluye ambos extremos) y avisa si la incapacidad dura más de 30 días o un solo día.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Trabajador | Cédula, nombre y cargo | 6 a 10 dígitos; a mano si no está en el directorio | Sí |
| Hecho | Tipo (enfermedad, accidente, maternidad, paternidad) y origen (laboral o común) | — | Sí |
| Ventana | Fechas de inicio y fin; días calculados | Fin ≥ inicio | Sí |
| Alertas | Aviso si dura más de 30 días o un solo día | Informativo | — |
| Entidad y diagnóstico | Entidad que expide; diagnóstico | Diagnóstico opcional | Entidad sí |
| Soporte | Foto del certificado | — | Sí |
| Seguimiento | Si requiere control y fecha | Fecha si responde que sí | No / sí si aplica |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.02 Directorio de Trabajadores.
- Alimenta o dispara: Lectura conjunta con SGSST (módulo 09 / 10) cuando el origen es laboral o el tipo es accidente. No dispara bandeja.
- En el mapa del módulo: Paso 3.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Días por trabajador, mes y origen; mix de tipo; largas vs de un día; % con seguimiento. No mezclar con permisos ni con ausencias del 08.
- Documento / PDF: El soporte vive en la foto del certificado.
- Tablero: Panel de bienestar (en desarrollo).
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: Cada certificado entra con origen, días y foto: GH y operaciones ven el hueco de cubrimiento el mismo día.
- Dolor que elimina: Incapacidades en PDF suelto, sin alerta de prórroga ni distinción laboral/común.
- Características destacadas:
- Cálculo de días calendario.
- Alertas de incapacidad larga o de un día.
- Identidad del directorio, no cédula huérfana.