04.04.1 — Control de Ingreso de Visitantes
Formulario: Control de Ingreso de Visitantes
Módulo: Gestión Operativa de Vigilantes
Departamento Responsable: Operaciones / Portería
Fase PHVA: Hacer
Norma ISO 9001:2015: 8.5.1 Control de la provisión del servicio, 8.5.2 Identificación y trazabilidad
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Registra ingresos y salidas de visitantes sin lectora: el vigilante escribe nombre, cédula, tipo de visita, inmueble, quién autoriza y acompañantes. Es el libro clásico de portería.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Porterías de conjuntos o empresas con visitantes activos y sin pistola lectora.
- Cuándo: Por cada movimiento de visitante.
- Quién lo llena: Vigilante de portería, desde la Minuta.
- Qué evita: Visitantes sin identificación, ingresos no autorizados por el residente y acompañantes no listados.
No forma parte del paquete lectora (04.04.2 + 04.04.3): ese paquete es otra modalidad y otro libro. El paso de empleados recurrentes es 04.13 Control de ingreso empleados (Lectora). Ver la familia en el README del módulo.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Se abre desde la 04.01 Minuta Electrónica Inteligente. El guarda indica ingreso o salida, captura la identidad, el tipo de visitante, el inmueble, quién autoriza (si es ingreso) y, si aplica, la lista de acompañantes.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Movimiento | Ingreso o salida | — | Sí |
| Identidad | Nombre y cédula anunciados por el visitante | — | Sí |
| Tipo de visita | Clasificación del visitante | — | Sí |
| Destino | Inmueble | Lista dimensional del conjunto | Sí |
| Autorización | Quién autoriza el ingreso | Solo en ingreso | Sí, en ingreso |
| Observaciones | Texto libre | — | No |
| Acompañantes | Si ingresa con acompañante; nombre y cédula de cada uno | Se agregan tantas personas como haga falta | Sí, si hay acompañantes |
Puesto, copropiedad y vigilante de turno quedan precargados.
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.04 Directorio de Puestos; 01.09.1 Directorio de Propiedades Horizontales; 01.09.2 Listados de Inmuebles PH; 01.02 Directorio de Trabajadores.
- Alimenta o dispara: Libro de visitantes de la Minuta y 04.10 Consulta de Registros.
- En el mapa del módulo: Paso 2 — visitantes manuales.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Visitantes en predio (ingresos abiertos sin salida); distribución por tipo de visita e inmueble.
- Documento / PDF: Control de ingreso de visitante del turno y del puesto.
- Tablero: Bitácora manual de portería (separada del paquete lectora).
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: Libro de visitantes digital amarrado al turno, sin papel en portería.
- Dolor que elimina: Cuadernos ilegibles y acompañantes que “no estaban en la minuta”.
- Características destacadas:
- Ingreso y salida con autorización nominada.
- Lista de acompañantes.
- Inmueble del conjunto en cascada.