05.4.3 — Inventario de Equipos y Mapas
Formulario: Inventario de Equipos y Mapas
Módulo: Gestión Operativa Electrónicas
Departamento Responsable: Electrónicas / Técnico de Campo / Calidad
Fase PHVA: Hacer / Verificar
Norma ISO 9001:2015: 8.5.2 Identificación y trazabilidad, 8.5.4 Preservación, 7.1.3 Infraestructura
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Levanta o actualiza el inventario físico del proyecto (nombre, marca, referencia, cantidad, estado, ubicación y fotos) y adjunta el mapa de instalación. Sirve como acta de activos en la puesta en marcha, durante el contrato y al retiro.
No comparte registro con 05.4.1 ni con 05.4.2: cada inventario es un envío nuevo.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Sitio del abonado (paneles, cámaras, lectores, sirenas, grabadores, etc.).
- Cuándo: Inventario inicial al instalar, actualizaciones por modificación e inventario final al desinstalar o entregar.
- Quién lo llena: Técnico o encargado. Visible para inventario y también para el perfil de revisión o reacción de alarmas.
- Qué evita: Equipos en comodato sin mapa, reclamos de faltantes al retirar y mantenimiento sin saber qué hay instalado.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Visible en el dispositivo. No llega como tarea pendiente del ciclo 05.4.1 → 05.4.2; suele hacerse junto a una instalación o a un 05.6 Acta de Entrega y Manuales. El personal de reacción también puede inventariar.
Ciclo: identidad → tipo de inventario (inicial, actualización o final) → GPS a 50 m o menos → proyecto activo → lista de equipos con fotos → mapa → observaciones, evidencias del sitio y doble firma. El PDF sale al correo indicado (por defecto el del maestro 05.1).
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Encargado | Cédula; nombre y cargo | 6 a 10 dígitos; a mano si no está en el directorio | Sí |
| Tipo | Inventario inicial, de actualización o final | — | Sí |
| Abonado | Cliente y proyecto activos | Aviso si el sistema no está en el maestro | Sí |
| Ubicación | Coordenadas | A 50 m o menos | Sí |
| Equipos | Por ítem: nombre, marca, referencia, cantidad, estado (bueno, regular o malo), ubicación, observación y fotos | Una fila por equipo o familia; la primera foto anotada es obligatoria | Sí |
| Mapas | Plano de instalación | El primero es obligatorio; el segundo opcional | Sí |
| Observaciones | Relato del inventario | — | Sí |
| Evidencias del sitio | Fotos anotadas del predio | Dos obligatorias; hasta cinco | Sí |
| Cierre | Firma del encargado; nombre, documento, correo y firma del cliente | — | Sí |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 05.1 Proyectos Sistemas Electrónicos; 01.03.1 Directorio de Clientes; 01.02 Directorio de Trabajadores.
- Alimenta o dispara: Respalda 05.6 Acta de Entrega y Manuales y las auditorías de 05.4.2 / 05.5 (qué había instalado). No abre tarea pendiente.
- En el mapa del módulo: Paso 4 — activos (instalación o retiro; también usable en reacción).
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Equipos por estado (bueno / regular / malo) y por proyecto; inventarios iniciales vs finales (faltantes al retiro); proyectos sin mapa.
- Documento / PDF: Acta de inventario con listado, mapas y firmas, enviada al correo del cliente.
- Tablero: Cubierta de activos y estado de la base instalada.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: Cada cámara, panel y lector queda fotografiado, georreferenciado y dibujado en el mapa del predio.
- Dolor que elimina: Al terminar el contrato nadie sabe cuántos sensores había ni en qué estado se entregaron.
- Características destacadas:
- Tres momentos: inicial, actualización y final.
- Lista de equipos con marca, referencia y estado.
- Visible también para el técnico de reacción.