07.2.4.2 — Reporte de Novedades Operativas (Gestión)
Formulario: Reporte de Novedades Operativas — Gestión
Paquete / Grupo de Formularios: Novedad operativa — Cara de gestión. Mismo caso que 07.2.4.1 (cara de apertura).
Módulo: Gestión de Riesgos
Departamento Responsable: Coordinación / Gestión de Riesgos
Fase PHVA: Verificar / Actuar
Norma ISO 9001:2015: 8.5.1 Control de la provisión, 9.1 Seguimiento, 10.2 No conformidad
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Gestiona la novedad abierta en 07.2.4.1: recapitula categoría, narrativa, lesionados y acciones; registra tipo de gestión y recomendación; fija el estado y notifica al correo del puesto. No revalúa la matriz 5×5 (ese bloque existe solo en la gestión de alerta).
Si el estado queda en Gestión pendiente, queda otra tarea pendiente de 3 días sobre el mismo caso, hasta Gestión realizada o Denegada.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Bandeja del coordinador del puesto (no el menú del dispositivo).
- Cuándo: Primera gestión en 5 días; seguimientos cada 3 días mientras penda.
- Quién lo llena: Gestor (cédula contra el directorio).
- Qué evita: Novedades graves sin dictamen; lesionados sin seguimiento; pendientes que no reaparecen en bandeja.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Llega como tarea pendiente desde 07.2.4.1, con los hechos precargados. El coordinador revisa categoría, lesionados y acciones, escribe el dictamen, elige el estado y firma. Si queda pendiente, la bandeja se vuelve a llenar sola.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Gestor | Cédula; nombre y cargo | 6 a 10 dígitos | Sí |
| Recapitulación | Categoría, tipo, afectación, narrativa, riesgo, lesionados y acciones | Misma taxonomía que 07.2.4.1 | Sí |
| Evidencias | Foto 1; fotos 2 y 3 opcionales | Foto 1 | Sí |
| Dictamen | Tipo de gestión y categoría de recomendación | Solicitud a dpto., correo al cliente, reunión u otra; detectiva / preventiva / correctiva / mejora | Sí |
| Observación de gestión | Texto | Máximo 1.080 caracteres | Sí |
| Observación interna | Texto | Opcional | No |
| Estado | Gestión pendiente, realizada o denegada | Pendiente reabre | Sí |
| Correo | Destinatario de notificación | Por defecto el correo del puesto; editable | Sí |
| Cierre | Firma del encargado (recap) y firma del gestor | — | Sí |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: El mismo caso creado por 07.2.4.1 Reporte de Novedades Operativas; catálogo de novedades; 01.04 Directorio de Puestos (correo del puesto).
- Alimenta o dispara: Cierra el plazo de 5 días o se reabre a sí misma a 3 días mientras esté pendiente.
- En el mapa del módulo: Paso 5 — gestión y ciclo.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»Indicadores del paquete (no duplicar con 07.2.4.1): abiertas vs cerradas; aging combinado 5 + 3 días; mix de tipo de gestión y recomendación; lesionados aún abiertos. Una fila por caso.
- Documento / PDF: Gestión de novedad: hechos precargados, dictamen, firmas y correo al puesto.
- Tablero: Un solo conjunto de novedades. Panel básico; en Premium también el integral.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: La novedad grave no se archiva: entra a un ciclo de 5 días + seguimientos de 3 hasta que deje de estar pendiente.
- Dolor que elimina: El coordinador responde “ya lo vimos” y el tablero sigue mostrando el caso abierto.
- Características destacadas:
- Si queda pendiente, la bandeja se vuelve a llenar sola.
- Misma taxonomía de lesionados y acciones que la apertura.
- Notificación al correo del puesto en cada cierre de gestión.